每年年末进行账目核对时，财务相关部门会朝着外部单位发送询证函，这属于标准的操作行为。此项看起来好像是按照固定程式来开展的工作，实际上对财务报表的精确程度以及公司的信誉有着影响，对于刚开始参与其中的新手而言，知晓它的完整流程以及具体细节是非常关键重要的事项意义重大。

询证函的基本构成

首先，一份标准的询证函得明确审计主体与时间范围，通常，函件顶部会清晰印着被委托进行审计的会计师事务所全称，像“北京中天华会计师事务所”，紧接着要写明需对方确认的具体会计期间，常见的乃是上一个完整自然年度，比如“2025年1月1日至2025年12月31日”，这些基础信息的准确性是后续所有核对工作的前提，必须反复检查，以确保无误。

核心部分为待核对交易数据清单的函件，通常以表格形式呈现，详细列有业务发生日期，发票编号，交易内容以及往来金额，金额一栏要区分借方与贷方，以便对方单位对照自身账目进行勾稽，所有数据都应源自公司内部初步审核后的账目，这些账目都要在发出前由不同岗位的财务人员交叉复核一番 。

明确权责与签署规范

询证函得预留出清晰明确的签署盖章位置，还要附上简洁的填写说明。一般情况下，在表格的左下角或者底部会设计“信息核对无误”的确认栏，要求对方单位的经办人去签名，填写联系电话并且加盖公章。说明之中应该指出，要是数据有差异，需要在“信息不符”栏里进行注明，还要简述一下原因。

从用章类型方面而言，最佳的实践做法是，要求对方加盖其所在单位的财务专用章，或者是公章。之所以如此，是由于询证函归属于正式的财务往来文件范畴，要是使用部门章，或者合同专用章的话，可能会致使效力有所欠缺。倘若对方仅仅拥有公章，那也是能够予以接受的，不过，应当规避使用像办公室章这类并非业务方面的印章，以此来保障函件具备法律严肃性以及证明力。

选择高效的送达方式

准备妥当之后，怎样送达对方属于关键的一环，传统的方式乃是邮寄纸质的原件，然而耗费的时间比较长，当下较为通用的行径是先借助电子渠道发送扫描件，优先运用双方公司的对公电子邮箱来予以发送，在此种情形下在法律层面更能够展现商业行为的正式程度，进而方便留下痕迹予以追溯。

倘若对方不存在对公邮箱，选用经确认的经办人工作邮箱亦是可行的选项。于发送邮件之际，正文需礼貌地阐明来意，清晰地罗列附件文件的名称、要求反馈的时间节点以及详尽的核对要求。举例而言，能够请求对方于三个工作日之内予以确认，并且将签署盖章后的扫描件率先进行回复。

跟进核对与确认反馈

发放电子版之后，主动的电话跟进是不可缺少的。跟对方进行经办人的联系，查实其已收到邮件且理解核对要求，这能够有效地提升回复率。在接收到对方反馈的扫描件之后，要马上把扫描件上的确认数据和自家账目开展二次比对，避免传输或者理解进程发生新的差错。

要是扫描件被确认不存在差错，那就能够请对方把纸质的原件经由可靠的快递发送出来。当收到纸质原件之后，应当把它跟扫描件再次进行核对，确认签章清晰且内容一致。随后，把这份原件当作重要的审计证据归档保存起来，以便用于查验 。

归档管理与善意维护

发出的底稿，收到的扫描件，以及最终纸质原件，所有包含其中的往返询证函，都得依照公司档案管理规定来编号并归档。建议依据往来单位名称跟会计年度去建立索引，以便日后随便啥时点都能进行检索。这些资料一般需要保存最少十年。

要始终在整个沟通过程里头，将保持礼貌以及耐心这件事儿，看得极为重要。不管对方回复的速度究竟是怎样的情形，都得用专业的态度去进行应对。在收到最终的原件之后，朝着对方的经办人发送呈现一封简短的感谢邮件或者信息，这样做不但能够体现职业素养，而且还给未来的持续合作奠定了良好的基础。

构建长期协作关系

查询验证这件事，它不单单只是一项单独的任务而已，它更是那种能够起到维护商业关系的连接关键点。针对于那些回复速度快并且配合程度高的有往来业务的单位，在财务年度进行总结的时候是能够给出内部的记录说明的。对于那些长期保持合作关系的伙伴而言呀，甚至是可以去商量着构建一种更加方便快捷的定期资金账目核对的机制的，这样做进而能够提高双方的工作效率，把事后才去进行的核查转变成为在事情进行过程当中的把控 。

全过程的关键所在是严谨以及沟通。逐一环节的认真核查都在削减财务方面的风险，而每一回的有效的沟通均在强化商业上的信任。有关并非财务背景的参与者而言，领会其背后的原理比牢记步骤显著地更具重要性。

在你参与公司进行对账工作或者审计工作期间，有没有碰到过那种令人记忆深刻的沟通方面的案例或是棘手程度极高的难题？欢迎于评论区去分享你的相关经历，要是感觉本文具备一定帮助作用，那就请点赞予以支持并且分享给更多有可能需要它的同事以及朋友。